מה כל מערכת דיווח שעות צריכה לעשות
- דיווח כניסה ויציאה מהטלפון, בלי לחכות למחשב במשרד.
- אישור של מנהל, עם אפשרות לבקש תיקון.
- דוח חודשי שאפשר להדפיס או לייצא לשכר.
- היסטוריה: מי דיווח, מי אישר, ומתי.
החוק בישראל מחייב מעסיק לנהל רישום של שעות העבודה. מערכת דיווח מסודרת היא הדרך הפשוטה לעשות את זה.
מתי כלי מוכן מספיק
- כל העובדים מדווחים לאותו מנהל.
- כולם קוראים עברית.
- הדוח החודשי הולך רק לשכר.
במצב כזה כלי מוכן זול ומהיר יותר מכל פיתוח. אין סיבה לבנות.
מתי כדאי לשקול מערכת משלכם
יש קבלן באמצע
העובד מדווח, הקבלן מאשר, ואתם מאשרים אחריו. כשכל אחד מנהל את השעות בכלי אחר, בסוף החודש יש שלוש גרסאות של אותן שעות.
הצוות לא קורא עברית
עובדים בשטח צריכים לדווח בשפה שלהם. אם המערכת לא בנויה לזה מההתחלה, הדיווחים מגיעים חסרים או שגויים.
הדוח החודשי הוא בסיס לחשבונית
כשהשעות הן מה שאתם מחייבים עליו לקוח, הדוח צריך לצאת לפי לקוח או לפי קבלן, ולא רק לפי עובד.
כמה צוותים על אותה מערכת
כמה חברות או צוותים, כל אחד בשם שלו, על אותה מערכת. בכלי מוכן זה בדרך כלל עוד מנוי ועוד הגדרה לכל צוות.
מה בנינו: Yomit
Yomit היא מערכת לדיווח ואישור שעות שבנינו לצוותי שטח וקבלנים:
- העובד מדווח כניסה ויציאה מהטלפון, במסך אחד קצר.
- כל דיווח נכנס לתור אישורים: אישור, תיקון או דחייה.
- עובד, קבלן ומנהל רואים את אותם נתונים.
- הדוח החודשי יוצא מאותם נתונים, ב-PDF או ב-CSV.
- המערכת רב-לשונית מהיום הראשון.
- אותה מערכת רצה לכמה צוותים, כל אחד בשם ובצבעים שלו.
לפני שמחליטים: שלוש שאלות
- כמה זמן לוקח היום להכין את הדוח החודשי?
- כמה אנשים נוגעים בכל דיווח לפני שהוא מאושר?
- כמה פעמים בחודש מתקנים טעות בשעות?
אם התשובות הן דקות, אדם אחד וכמעט אף פעם, כלי מוכן מספיק לכם. אם לא, כדאי לדבר.